فضاهاي اداري و دفاتركار جزء اصلي ترين فضاهايي هستند كه اشخاص در طول روز با آن سروكار دارند وساعاتي را دراين مكان ها طي مي كنند ، بنابراين معماري و طراحي داخلي چنين فضاهايي بسيار حائز اهميت است .بهترين راه حل براي داشتن يك روز كاري خوب و سالم ، كار كردن در محلي آرام ، مناسب و استاندارد است و براي دستيابي به چنين محلي نياز به طراحي اصولي فضاهاي آن است. فضاهايي مانند ورودي ها ، پذيرش و انتظار مراجعين ، مسيرهاي دسترسي ، دفاتر كارمندان ، اتاق هاي مديران ، فضاي كنفرانس و در ابعاد بزرگتر سالن هاي اجتماعات بايستي با تمام استانداردهاي طراحي هم خواني داشته و ازلحاظ ارگونوميكي نيز داراي شرايط مناسبي باشند.

واژه ي ارگونومي از دو كلمه ي يوناني (ergo ) به معني كار و ( nomus  ) به معني قانون و قاعده ي طبيعي مشتق شده است و در لغت به معناي قوانين طبيعي كار است . اما در اصطلاح كاربردي عبارت است از علم اصلاح و بهينه سازي محيط ٬ تجهيزات و مشاغل به طوري كه متناسب با محدوديت ها و قابليت هاي انساني بوده و دو هدف كلي يعني بهداشت و بهره برداري را دنبال مي كند. هدف اساسي از اين دانش بهبود بخشيدن به نحوه ي زندگي و وسايل و محيط زندگي و كار و انطباق بخشيدن آن ها با خصوصيات رواني و بدني انسان است . هم چنين از اين علم جهت كاهش فشارها و خستگي هايي كه توسط محيط زندگي ايجاد مي شود ٬ استفاده مي گردد .
ارگونومي علم مطالعه ي انسان ها در حين انجام فعاليت ها ٬ براي درك ارتباط پيچيده ميان افراد و جنبه هاي فيزيكي و روان شناختي محيط ٬ نيازها و روش هاي فعاليت و كار مي باشد .
آنتروپومتري : به سنجش ابعاد فيزيكي بدن و كاربرد داده هاي ابعادي در اصلاح شرايط فيزيكي مي پردازد و ار آن جايي كه يكي از دلايل فشارهاي وارده بر اندام ها عدم تطابق ابعاد محل كار با ويژگي هاي ابعادي بدن كارگر يا كاربر مي باشد . داده هاي آنتروپومتريك را مي توان به طور مؤثري در طراحي تجهيزات ٬ ايستگاه هاي كار ٬ ابزارآلات،مبلمان و محصولات به كار بست . براي محاسبات آنتروپومتريك اغلب از جداولي كه براي اين منظور تهيه شده ٬ استفاده مي شود . اما بايد توجه داشت كه مردم هر منطقه اي اندازه هاي آنتروپومتريك ويژه ي خود را دارند كه در تعيين اندازه هاي لازم در محيط زندگي و كار و ابزارآلات لحاظ مي گردد. ﻤﺗﺄ سفانه به دليل نبودن اين اندازه ها در كشور ما بر اساس استاندارد هاي خودمان از داده هاي آنتروپومتريكي ساير كشورها از جمله آلمان ( به دليل اشتراكات قومي و نژادي ) استفاده مي شود .

عناصر طراحي داخلي يك فضاي اداري به شرح زير است :

پلان كاربردي و استاندارد ، به طوري كه تمام نيازهاي اشخاص شاغل در آن فضا را رفع نمايد و متناسب با نوع كاربري باشد . به عنوان مثال نوع طراحي يك دفتر اداري مختص فعاليت هاي مهندسي با دفتر كار يك وكيل متفاوت است و بايد با توجه به نوع فعاليت به جزئيات طرح مورد نظر پرداخته شود .
نورپردازي مناسب و حداكثر استفاده از نورطبيعي  يكي از اركان مهم معماري داخلي به شمار مي رود . يکی از منابع  نور طبيعی ، نور حاصل از خورشيد است که منبع انرژی است. استفاده از اين منبع نور طبيعی باعث ذخيره سازی قابل توجه انرژی الکتريکی می گردد.استفاده از نور طبيعی ترکيبی از علم و هنر است و نور محيط بايد در حد مطلوب باشد و علاوه بر آنکه نبايد خيرگی و سايه های مزاحم ايجاد کند، بايستي توليد سرما و يا گرمای نامطلوب نيز نكند که نياز به انرژی اضافی باشد. همچنين برای استفاده از نور طبيعی بايد امکان تنظيم و کنترل نورمحيط وجود داشته باشد تا کارايي افراد را افزايش دهد.
برای تنظيم نور از پنجره های با ابعاد مناسب که در طراحی ساختمانها مورد توجه قرار می گيرد و شيشه های رفلکس مطلوب و پرده های مناسب استفاده می شود و البته استفاده از نور طبيعی برای مراکز تجاری واداري قابليت بهره برداری بهتر و بهره وری بيشتر دارد.
در صورتي كه امكان استفاده از نور طبيعي نباشد ، ناچار به استفاده از نورهاي مصنوعي هستيم كه بايد در انتخاب لامپ ها ، از نوعي استفاده كرد كه بهترين كيفيت نوري و كم ترين مصرف را دارا باشند و در صورت امكان از ديمرها براي تنظيم نور به جاي كليد هاي معمولي استفاده كرد .طراحي سيستم هاي هوشمند نورپردازي نيز از روش هاي معمول در طراحي داخلي ساختمان ها مي باشد كه به طور چشمگيري از مصرف انرژي كاسته و بر كيفيت نور در فضا مي افزايد .
استفاده از رنگ ها و بافت ها ي متناسب با فضاي اداري كه معمولا رنگ هاي سرد با تركيب بسيار كمي از رنگ هاي گرم است نيز كمك شاياني در جهت دستيابي به فضاي مطلوب مي كند  . استفاده از رنگ زرد و كرم به دليل خاصيت انرژي بخشي و استواري در فضاهاي اداري توصيه مي شود . مشتقات رنگي سبز ، بنفش و خاكستري نيز براي فضاهاي اداري به صورت تركيب با رنگ هاي ديگر استفاده مي شود . در صورت استفاده از رنگ هاي خنثي( سفيد ، خاكستري ، مشكي ) در ديوارها و سقف ، بهتر است مبلماني  با رنگ هاي زرد و بافتي ساده به كار رود و تابلوها و قاب هايي با رنگ قرمزيا قهوه اي در ديوارها نصب گردد .
كف فضاهاي اداري بهتر است از جنس سنگ يا سراميك باشد . استفاده از كفپوش ها ي ديگر به خصوص پاركت در فضاهاي اداري توصيه نمي شود مگر اين كه كفپوش هاي توليد شده جهت استفاده مختص دراين فضاها باشد .
مبلمان استاندارد و چيدمان مناسب آن نيز از اساس كار طراحي ايده ال دفتر كار است . تهيه ي مبلمان خوب و هماهنگ با رنگ و فضاي داخلي اتاق ها و قراردادن آن ها به طوري كه مزاحم رفت و آمد و فعاليت افراد نشود و زيبايي به محيط ببخشد .
تهويه و درجه حرارت متعادل براي جلوگيري ازاحساس خواب آلودگي و كسلي در محيط كار بسيار مهم است و تا حد امكان بايد تدابيري براي اين كارانديشيده شود .